¿Alguna vez te ha pasado algo como esto? Empiezas a trabajar y revisas tu lista de tareas pendientes. Tienes una fecha límite dentro de unos días, y estás listo para resolver algunas cosas.

Antes de empezar revisas tu correo electrónico y encuentras el correo de un cliente que solicita un estudio rápido de un área del edificio. Entonces dices: “voy a hacer esto rápido, no me va a tomar mucho tiempo”.

Cinco horas, tres llamadas telefónicas y seis correos electrónicos más tarde, respondes al cliente con la información solicitada. Sigue siendo temprano, así que estás listo para trabajar.

Pero revisas otra vez el correo y ves que el cliente te pide que mires otra opción. Dos horas, una llamada telefónica y tres correos más tarde te responden: “Gracias, mejor sigamos con la opción original”.

Ahora es de noche y no has completado nada de tu lista de quehaceres. Aún tienes la fecha límite y una pila de dibujos frente a ti que te piden que los revises. Parece que se viene otra noche de trasnocho…

¿Cómo puedes evitar que esto suceda? Bueno, aquí te van algunos consejos para ser más productivo.

Gestiona tu tiempo proactivamente

Ser proactivo con tu tiempo significa tomar decisiones deliberadas sobre lo que haces, y lo que es más importante, lo que no haces.

Significa centrarse en las tareas importantes que obtienen resultados: se trata de ser efectivo.

Esta es la piedra angular de la gestión eficaz del tiempo. Tu tiempo te pertenece. Es un recurso que necesita administrarse con eficacia, así que no permitas que otros te digan cómo gastarlo.

A menudo es más decir que hacer esto. Especialmente cuando tu jefe o cliente espera que las cosas se hagan para ayer. Sin embargo, establecer expectativas y ser consistente te dará un mayor control sobre tu día a día y tu vida en general.

Respeta tu tiempo y verás como otros también lo respetarán.

Limita las distracciones

Desactiva tus notificaciones del correo electrónico, pero hazlo ya. Cierra todas las pestañas de tu navegador y configura tu teléfono para que vibre, o mejor aún, apágalo.

Entre el correo electrónico, los teléfonos celulares y las redes sociales, existen más formas que nunca de conectarse con la gente. El problema es que todas estas conexiones pueden ser una gran distracción si no las controlas.

No digo que tengas que eliminarlas directamente. Hay un momento y lugar ara todas estas tecnologías. El truco está en limitarlas para que puedas hacer un trabajo efectivo.

Para comenzar, intenta consultar tu correo dos veces al día: una al medio día y otra al final de la tarde.

El correo electrónico es una gran herramienta de comunicación. Sin embargo, es muy fácil reaccionar al correo electrónico cuando entra en tu bandeja de entrada, en lugar de centrarte en el trabajo que debe realizarse.

Concéntrate en una tarea

La multitarea es un mito. El cerebro humano no está diseñado para hacer más de una cosa a la vez. Cuando hacemos multitareas, en realidad estamos cambiando el contexto de una tarea a otra. Le lleva tiempo a nuestro cerebro hacer este cambio, por lo que en realidad es menos eficiente hacer varias cosas a la vez.

La multitarea es un hábito difícil de romper. Una buena manera de evitarlo es limitando tus distracciones, pues cuantas menos tengas, más probabilidades tendrás de completar tu tarea.

Diseña tu semana

Si los arquitectos pueden diseñar tantas cosas, ¿Por qué no deberían diseñar su semana ideal también?

En esencia, la gestión del tiempo es solo un problema de diseño. Solo hay 168 horas en una semana, y depende de ti hacer que todo encaje.

Sí, tendrás que hacer concesiones, pero eso te ayudará a priorizar lo que es importante para ti.

Para comenzar, realiza una lista de todas las cosas que debes hacer, así como las cosas que deseas hacer a lo largo de una semana normal. Sé realmente específico con tu lista.

Incluye cosas que normalmente haces en el trabajo, así como también cosas que haces en tu propio tiempo. Asegúrate de incluir los tiempos de inactividad.

Divide estos elementos en trozos de tamaño razonable que correspondan a la cantidad de tiempo que toman. No te olvides de incluir al menos siete horas de sueño, tiempo para hacer ejercicio y socializar.

Una vez que obtengas algo que funcione, adapta el diseño a Excel. El objetivo de este ejercicio no es microgestionar  cada segundo del día, sino de asegurar que hagas las cosas importantes.

La gestión eficaz del tiempo te permitirá trabajar mejor, y por lo tanto ganar más dinero (si eres trabajador freelance). Ten presente que no siempre vas a poder realizarlo todo, pues no es humanamente posible sin sacrificar tu salud.